公告:

市政公司公文管理办法

发布于:2014-06-10 16:02来源: 作者:admin 点击:

为规范公司公文管理工作,确保公文的效能和权威,合理利用文档资料,现制定以下制度,对公文处理程序及要求加以规范:

一、收文

(一)收文处理流程:拆阅──登记──填写处理(传阅)单──送交领导签批──按领导意见办理──归档。

1.上级领导部门来文的处理程序:

(1)通知、指示类的文件应在登记后将“收文处理专用单”附在文件首页前。

(2)交综合管理部主任填写拟办意见。

(3)按照主任意见转有关职能部门或送领导批示。

(4)将领导批示摘录到收文登记簿上。

(5)检查来文的办理、落实情况。

(6)将指示性文件及有关本公司情况新闻报道稿件存档。

2.公司所属各部门向公司报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序:

(1)审核来文是否符合行为规范,是否符合行文的规定。

(2)进行收文登记。

(3)综合管理部提供“收文处理专用单”,根据所送文件填写拟出意见,送有关领导阅示。

(4)按领导的批示意见办理。

(5)将领导的意见摘录到收文登记簿上。

(6)将处理完毕的来文退还报送单位。

3、外单位来往函件的处理程序:

凡标有“湘潭市市政工程公司收”、“湘潭市市政工程公司党总支收”或其他未指明公司哪位领导个人亲收的信件,综合管理部均应拆阅、登记、分类,按下列规则办理:   

(1)属于群众来信的,按信访工作程序处理。

(2)属于函调的,由公司综合管理部处理。

(3)公司的刊物征订单统一由综合管理部处理。

(4)将函件转交其他职能部门时,应履行签收手续。

(二)收文工作要求:

1.必须做到准确、及时、保密,不拖拉不积压。

2.应熟悉公司领导的职责分工、主管部门,了解各职能部门的职责范围。

3.根据文件内容分轻重缓急及时送阅,遇有急件应在送领导阅批的同时,先复印一份送职能部门考虑承办意见。

4.组织传阅时,应保证传阅效率。如遇领导同志阅文时间过长,应及时提醒。

5.及时催办,定期检查文件承办情况。

二、发文

(一)发文处理流程:拟稿──核稿──会签──签发──编号──打印──校对──印制──盖章──送发──归档。

1、拟稿:

(1)公司的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等,拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。

(2)正文前应附“湘潭市市政工程公司发文稿纸”。

(3)书写格式、行文规则应遵照执行国家标准的文书规范格式。

2、核稿:由拟稿部门负责人或综合管理部主任对文稿内容和发文名义进行审核。

(1)公司的工作计划、学习安排、中层领导干部的任命、公司对所属各部门请示的批复、公司向上级机关的请示和报告、转发上级领导机关的文件均应以公司名义发文。

(2)一般事务性通知,转发公司其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以公司名义发文。

3、签发:

(1)送领导签发的应是校核、修改并誊清后的稿件。

(2)以公司名义上报或下发的行政文件由公司总经理签发,党务文件由党总支书记签发,工会文件由工会主席签发。

(3)公司各部门代公司起草的文件应先交综合管理部,不要直接送领导签发。

4、编号:

党总支委员会发文文号为:

潭市政发〔2011〕××号

行政发文号为:

  潭市政综〔2011〕××号     (综合管理部起草)

  潭市政财〔2011〕××号     (财务监审部起草)

  潭市政技〔2011〕××号     (生产技术部起草)

  潭市政经〔2011〕××号     (经营管理部起草)

  潭市政物业〔2011〕××号     (物业开发部)

工会委员会发文文号为:

  潭市政工〔2011〕××号      (工会起草)

团员支委员会发文文号为:

  潭市政团〔2011〕××号      (团总支起草)

5、打印:经签发、编号后的文件后,进行打印。

6、校对:一般由综合管理部工作人员1校对,重要的文件须交综合管理部主任进行二次校对。

7、印制:

(1)校对后将定稿按所需份数进行印制。

8、盖章:

以公司名义发的行政公文,必须由总经理签字后,改公司行政章;以党总支名义发出的文件,必须由党总支书记签字后,盖党总支印章。

9、送发:

公司一般文件应上报主管局等上级机关;下发公司所属各部门、各支部;送本校领导。

10、归档:

(1)平时按照存档归档要求,做好预立卷工作。

(2)按年度将公司文件,分别组卷存档。

(3)按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好,拆去金属钉,在每页外侧上角用号码机编号。

(4)用计算机按照存档要求打印卷内目录。

(四)发文工作要求:

1、了解公司的职权范围和隶属关系,弄清行文关系 。

2、起草文件时要深入调查研究,正确领会和准确体现公司领导的意图。

3、文件编号由专人负责,填写文号登记本。

4、发送文件要力争快捷,注意时效。

 

                                  二〇一一年十月十四日

------分隔线----------------------------
------分隔线----------------------------